Datenschutzerklärung für die Nextcloud-Plattform

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Nextcloud-Instanz ist:

Dipl.Kfm. Gert Eckmann
Steuerberater und vereidigter Buchprüfer
Eschbacher Weg 21
73734 Esslingen am Neckar
g.eckmann@stb-eckmann.de
0711 / 341 667 0

Datenschutzbeauftragter:
Für unsere Kanzlei besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich direkt an die oben genannten Kanzleidaten wenden.

2. Kategorien betroffener Personen und Datenarten

Wir verarbeiten auf dieser Plattform personenbezogene Daten von zwei Nutzergruppen: Mitarbeitern und Kunden (einschließlich potenzieller Kunden/Partner). Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:

• Stamm- und Zugangsdaten: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort (verschlüsselt), zugewiesene Benutzergruppen und Berechtigungen.
• Inhaltsdaten: Alle Daten, die von Ihnen hochgeladen, erstellt oder bearbeitet werden (z. B. Dokumente, Tabellen, Bilder, Kalendereinträge, Kontakte, Aufgaben sowie Chat- und Kommunikationsprotokolle).
• Nutzungs- und Protokolldaten (Logfiles): IP-Adresse des zugreifenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp und Betriebssystem.
• Cookies: Technisch notwendige Session-Cookies, die für die Anmeldung und den sicheren Betrieb der Weboberfläche zwingend erforderlich sind.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu Zwecken der Bereitstellung einer sicheren Kollaborations- und Cloud-Plattform zur Speicherung von Daten, zum Dateiaustausch und zur internen sowie externen Zusammenarbeit.

• Für Mitarbeiter: Die Verarbeitung dient der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, der Organisation von Arbeitsabläufen und der Bereitstellung von Arbeitsmitteln.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses).
• Für Kunden: Die Verarbeitung dient der Erfüllung von Verträgen, der Bereitstellung von Projekt- und Austauschordnern oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Für den technischen Betrieb (Logfiles & Cookies): Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse und technischer Daten ist notwendig, um die Systemsicherheit, die Stabilität der Plattform und die Abwehr von Angriffen zu gewährleisten.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an einer sicheren IT-Infrastruktur).

4. Empfänger der Daten und Hosting

Ihre Daten werden auf Systemen der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) verarbeitet. Das Hosting erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Deutschland/Finnland).

Wir haben mit der Hetzner Online GmbH einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Hetzner verarbeitet die Daten streng weisungsgebunden und ausschließlich für den technischen Betrieb der Server-Infrastruktur.

Eine Weitergabe von Inhaltsdaten an unbefugte Dritte erfolgt nicht. Innerhalb der Nextcloud haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die durch Freigaben, Gruppenrechte oder Projektzuweisungen dazu berechtigt sind.

5. Speicherdauer und Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck für ihre Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB oder AO) entgegenstehen.

• Mitarbeiter-Accounts: Werden nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen und der Klärung aller nachvertraglichen Ansprüche deaktiviert und zeitnah gelöscht.
• Kunden-Accounts & Projektordner: Werden nach vollständiger Abwicklung des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung gelöscht, sofern keine steuerlichen oder handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 oder 10 Jahre) eine längere Speicherung vorschreiben.
• Server-Logfiles: Werden automatisiert nach 7 Tagen gelöscht oder vollständig anonymisiert, es sei denn, ein Sicherheitsvorfall erfordert eine längere Aufbewahrung zu Beweiszwecken.

6. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben als betroffene Person jederzeit folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Informationen über Ihre von uns verarbeiteten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sofern die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstoßt.

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